Kassensysteme sind aus der modernen Gastronomie nicht mehr wegzudenken. Sie sind unerlässlich für eine schnelle und effiziente Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen und bieten Gastronomen eine Vielzahl von Funktionen für die Verwaltung ihres Betriebs. Im Folgenden sollen die verschiedenen Arten von Kassensystemen und ihre Funktionen vorgestellt werden. Darüber hinaus werden die Anforderungen an moderne Kassensysteme erläutert sowie Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes beleuchtet.
Die Kasse in der Gastronomie
Kassensysteme sind elektronische Geräte, die bei der Verarbeitung von Bestellungen, Zahlungen und der Verwaltung von Tischen und Reservierungen helfen. In der Gastronomie gibt es zwei Arten von Kassensystemen: manuelle und automatisierte. Manuelle Kassensysteme bestehen aus einer Registrierkasse und sind in der Regel nur mit grundlegenden Funktionen wie der Aufnahme von Bestellungen und dem Drucken von Rechnungen ausgestattet. Automatisierte Kassensysteme bieten dagegen eine Vielzahl von Funktionen wie Bestellverwaltung, Lagerverwaltung, Analyse und Auswertung von Verkaufsdaten sowie die Möglichkeit, Bestellungen über mobile Geräte aufzunehmen.
Arten von Kassen in der Gastronomie
Es gibt verschiedene Arten von Kassensystemen, die in der Gastronomie eingesetzt werden können. Stationäre Kassensysteme sind die klassische Variante und werden in der Regel am Tresen oder an einem festen Platz installiert. Mobile Kassensysteme dagegen sind auf Tablets oder Smartphones installiert und erlauben es den Kellnern, Bestellungen direkt am Tisch aufzunehmen und zu übermitteln. Tablet-Kassensysteme sind eine weitere Variante von mobilen Kassensystemen, bei denen das Tablet auf einem festen Platz im Restaurant installiert wird. Selbstbedienungskassen werden in Restaurants mit einem Selbstbedienungssystem eingesetzt, wo Kunden ihre Bestellung selbst aufgeben und bezahlen können. Online-Kassensysteme bieten die Möglichkeit, Bestellungen online aufzugeben und zu bezahlen. In den letzten Zehn Jahren hat sich der Markt für Kassensysteme in der Gastronomie zudem stark verändert (Tageskarte berichtete).
Funktionen von Kassensystemen in der Gastronomie
Moderne Kassensysteme bieten eine Vielzahl von Funktionen für die Verwaltung von Bestellungen, Zahlungen und Tischen in der Gastronomie. Dazu gehören die Aufnahme von Bestellungen, die Zahlungsabwicklung, die Verwaltung von Tischen und Reservierungen, die Lagerverwaltung und Bestandskontrolle sowie die Analyse und Auswertung von Verkaufsdaten. Einige Kassensysteme bieten auch die Möglichkeit, personalisierte Angebote und Gutscheine zu erstellen.
Anforderungen an die Kasse in der Gastronomie
Moderne Kassensysteme müssen den Anforderungen der Gastronomie entsprechen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Ein wichtiger Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Es sollte intuitiv bedienbar sein und keine langen Schulungen erfordern. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Stabilität des Systems. Es sollte auch bei hohem Gästeaufkommen zuverlässig und stabil laufen, um Wartezeiten und Fehler zu vermeiden. Zudem sollten Kassensysteme anpassbar und erweiterbar sein, um den individuellen Bedürfnissen des Restaurants gerecht zu werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Auswahl von Kassensystemen ist deren Kompatibilität mit anderen Systemen. Das Kassensystem sollte in der Lage sein, mit anderen Systemen wie z.B. der Buchhaltungssoftware des Restaurants oder dem Bestellsystem für Lieferungen zu kommunizieren. Auch die Möglichkeit der Integration von Zahlungsdienstleistern wie Kreditkartenunternehmen oder Online-Bezahldiensten sollte gegeben sein.
Zusätzlich sollten Kassensysteme über Funktionen zur Bestandskontrolle und Lagerverwaltung verfügen. Die Möglichkeit zur Analyse von Verkaufsdaten und zur Erstellung von Berichten kann helfen, Trends zu erkennen und das Geschäft zu optimieren. Eine gute Kundenverwaltungsfunktion kann auch dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Insgesamt sollten Kassensysteme in der Gastronomie einfach zu bedienen, zuverlässig, stabil, anpassbar und kompatibel mit anderen Systemen sein. Darüber hinaus sollten sie Funktionen zur Bestandskontrolle und Lagerverwaltung sowie zur Analyse von Verkaufsdaten und zur Kundenverwaltung bieten.
Datensicherheit und Datenschutz bei der Kasse in der Gastronomie
Moderne Kassensysteme speichern eine große Menge an Daten, darunter Bestellungen, Zahlungen und Kundeninformationen. Daher ist es wichtig, dass Kassensysteme sicher und geschützt sind, um Datenmissbrauch und -verlust zu vermeiden. Die Datensicherheit und der Datenschutz sollten bei der Auswahl und dem Betrieb von Kassensystemen eine wichtige Rolle spielen. Das bedeutet, dass Kassensysteme den aktuellen Standards der IT-Sicherheit entsprechen sollten, und dass eine angemessene Sicherheits- und Datenschutzrichtlinie im Betrieb des Kassensystems implementiert werden sollte.
Fazit
Kassensysteme sind ein wichtiger Bestandteil des modernen Gastronomiebetriebs und bieten viele Vorteile für die Verwaltung von Bestellungen, Zahlungen und Tischen. Es gibt verschiedene Arten von Kassensystemen mit unterschiedlichen Funktionen und Anforderungen. Bei der Auswahl und dem Betrieb von Kassensystemen ist es wichtig, auf Datensicherheit und Datenschutz zu achten. Eine angemessene Sicherheits- und Datenschutzrichtlinie sollte im Betrieb des Kassensystems implementiert werden, um die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten.
Die Kasse in der Gastronomie – Wie sich eine Branche digitalisiert
Derzeit ist oft von der Digitalisierung in der Gastronomie die Rede, angefangen bei immer mehr Gastronomen, die smarte Kassensysteme einsetzen. Doch alle, die diesen recht speziellen Markt schon etwas länger beobachten, wissen, dass diese Revolution bereits seit 10 Jahren im Gange ist. Gastbeitrag von Stefan Brehm, Digitalexperte.
In den letzten Wochen lese und höre ich oft von der angeblich gerade revolutionär voranschreitenden Digitalisierung in der Gastronomie, angefangen bei immer mehr Gastronomen, die smarte Kassensysteme einsetzen. Stimmt schon. Doch alle, die diesen recht speziellen Markt schon etwas länger beobachten, wissen, dass diese Revolution eher eine stille ist und bereits seit 10 Jahren im Gange ist. Ein persönlicher Rückblick auf die spannende Geschichte einer verrückten Branche.
Im März 2011 betrat mit Orderbird einer der der ersten iPad-Kassenanbieter die Bühne im deutschen Kassenmarkt. Noch im selben Jahr startete auch Gastrofix mit seinem Tablet-Kassensystem. Die zwei Unternehmen, beide in Berlin ansässig, folgten einem Trend, der sich bereits in den USA abzeichnete: weg von der alten Hardware-Software-Struktur, hin zu einer smarten App- bzw. Cloud-Lösung, die sich einfach und schnell einsetzen bzw. administrieren lässt.
Kasse in der Gastronomie - Auftritt der jungen Wilden
Die beiden Neuen aus Berlin wirbelten denn auch sofort mächtig Staub auf unter den etablierten Playern. Sie fragten sich: Wer waren denn diese Emporkömmlinge aus der Hauptstadt? Und wieso glaubten sie, sie könnten so mir nichts, dir nichts ein Stück vom Kassen-Kuchen haben? Die Aufregung unter den Arrivierten ist natürlich verständlich, schließlich hatten sich einige Anbieter den Markt über Jahrzehnte aufgeteilt und sich dort gemütlich eingerichtet – mit stabil wachsenden Umsätzen durch den Verkauf der Hardware samt Dienstleistung. Einige hatten sich dazu ein starkes Händlernetzwerk aufgebaut, das die Produkte mit attraktiven Margen an die Kundschaft brachte. Nur wenige der klassischen Kassenmarken hatten damals einen direkten Vertrieb geschweige denn einen Support, der sich schnell um die Anliegen der Kunden kümmerte – heutzutage undenkbar.
Jedenfalls war die Technik damals nicht wirklich revolutionär. Böse Zungen behaupten sogar, die klassischen Kassensysteme zu jener Zeit wären weiterentwickelte Taschenrechner gewesen. Fakt ist hingegen, dass ihnen eine elementare Eigenschaft abging, die im Laufe der kommenden Jahre immer wichtiger werden sollte, um im sich wandelnden Kassenmarkt bestehen zu können: Die Systeme waren nicht ganzheitlich für alle Betriebsarten konzipiert. Stattdessen waren sie starr und richteten sich nur an ausgewählte Gastronomie-Arten. Während Anbieter A also mit seiner Kasse fast ausschließlich auf das Hotelbusiness und die dortige Gastronomie spezialisiert war, zielte Anbieter B eher auf Bäckereien mit ihren vielen Filialen und angedockten komplexeren Softwarestrukturen ab. So kam man sich zwar nicht in die Quere, langfristig smart war diese Taktik aber auch nicht.
Das änderte sich mit den agilen iPad- und cloudbasierten Kassensystemen. Während die etablierten Anbieter noch damit beschäftigt waren, diese neue Technologie als für die Gastronomie ungeeignet zu stigmatisieren, weil die Hardware angeblich nicht Spritzwasser-geeignet wäre oder zu klein für die Bediener, gingen die jungen Wilden mit ihrem Direktvertrieb sofort zum Angriff auf die Einzelgastronomie über und eroberten nach und nach beträchtliche Marktanteile. Schnell kamen aus der anderen Richtung wieder Argumente wie: “Diese iPad-Kassensystem sind ja ganz nett, aber eignen sich nur für kleine Gastronomiebetriebe.” Auch diese Behauptung war falsch, denn schnell eroberten die Tablet-Anbieter Full-Service Gastronomieketten.
Kasse in der Gastronomie - Ein Geschäftsmodell implodiert
Das Beispiel machte schnell Schule und zwischen 2011 und 2015 entstanden weitere Anbieter, die ihren Platz im Kassenmarkt suchten und fanden. Überall in Deutschland und Europa gab es jetzt Kassensysteme, die auf der ähnlichen Technologie aufbauten: ein Tablet, eine App oder webbasierte Software, eine Cloud und ein Standard-WLAN-Netzwerk – fertig. Orderbird, Gastrofix, HelloTess, Tillhub und selbst der Großhändler Metro offerierten Restaurants den schnellen und unkomplizierten Zugang zu einem smarten Kassensystem mit Cloud-Anbindung.
Auch das Onboarding-Geschäft – also dem Kunden gegen Gebühr seine Kasse aufzustellen und einzurichten – wurde durch die neuen Anbieter völlig umgekrempelt. Alles funktionierte plötzlich “out of the box” und mit telefonischem statt Vor-Ort-Support. Und den Gastronomen wurde schnell klar, dass sie für das Anlegen neuer Artikelgruppen oder Tischpläne auf einmal keine teuren Wartungsverträge mehr benötigten. Der fortschreitende Siegeszug von intuitiven Smartphones und Tablets sorgte zudem dafür, dass Kassenanwendungen auf einmal binnen kürzester Zeit von jedem Mitarbeiter verstanden wurden und man selbst mit bescheidenen technischen Kenntnissen seine Kasse selbst programmieren konnte.
Doch viele Gastronomen mussten sich erst einmal an die neuen Preismodelle gewöhnen. Denn während man früher einen Kasse kaufte bzw. leaste und dafür vier- oder sogar fünfstellige Summen auf den Tisch legen musste, zahlte man nun an die neuen Anbieter eine monatliche Nutzungsgebühr, in der alle Kosten für Weiterentwicklung und oft auch Support bereits enthalten waren. Nach und nach setzte sich dieses Gebührenmodell aber durch. Kein Wunder, denn die Anschaffungs- und Startkosten bei Tablet-Kassensystemen betrugen nur etwa 20 bis 30 Prozent der Anschaffungskosten für eine klassische Kasse.
Irgendwann erkannten die Kassenhersteller der älteren Generation, dass die Konkurrenz aus dem Tablet-Bereich ihnen immer größere Teile des Kuchens streitig machte. Also versuchten sie dann doch noch, in das Geschäft mit einzusteigen. Mit recht unterschiedlichem Erfolg. Aus diesem Grund gibt es heute jedenfalls auch eine Vielzahl an Hybrid-Modellen, die versuchen, die alte und neue Kassenwelt zu vereinen.
… und dann kam Corona
Die letzten zwei Jahre unter den beispiellosen Auswirkungen der Corona-Pandemie haben dann noch einmal die ganze Dynamik gezeigt, die den Kassen-Markt auszeichnet: Innerhalb weniger Wochen entwickelten die Kassenanbieter völlig neue Apps und Tools, mit denen Gastronomen sich unter anderem ein Liefer- oder Takeaway-Geschäft aufbauen und sich so zumindest eine Zeit lang über Wasser halten konnten. Während wir uns vor Corona also noch den Mund fusselig geredet haben, um Gastgeber von den Vorteilen einer Online-Bestell-App zu überzeugen (und dafür nicht selten müdes Lächeln ernteten), hat sich das Verständnis für neue Tools und Services seit Ausbruch der Pandemie quasi über Nacht radikal geändert. Personalmangel, Hygienevorschriften die Angst der Gäste vor Ansteckung: All das erfordert immer neuen Lösungen und Ideen, und das haben jetzt auch die Gastgeber verstanden.
Sicher, die besonderen Umstände während Corona haben den Digitalisierungsgrad im deutschen Gastgewerbe vorangetrieben, und das ist auf jeden Fall eine gute Sache. Aber, und das ist die Kehrseite der Medaille: Viele Gastronomen sind mit dem Angebot an individuellen Apps und Softwareprodukten mittlerweile auch überfordert. Für jedes Problem gibt es zig Anbieter mit diversen Kostenstrukturen, Ansprechpartnern und Abrechnungsmodellen. Da den Überblick zu behalten und zu entscheiden, was ich denn jetzt für meinen Betrieb wirklich brauche, ist nahezu unmöglich.
Die Zukunft gehört daher sicher All-in-one-Plattformen wie Lightspeed, Gastronovi, oder ähnlichen Anbietern, die alle wichtigen Tools in einem Rundum-Sorglos-Paket bieten. Hier haben Gastro-Betreiber alles aus einer Hand, von der Online-Speisekarte über die Online-Tischreservierung bis hin zur mobilen Bezahllösung. Wenn ich da Fragen habe, kontaktiere ich einen einzigen Ansprechpartner statt unzähliger Kontakte, und mir wird schnell geholfen. Gerade in unsicheren Zeiten wie diesen ist so ein zuverlässiger Partner wichtiger als alles andere.
Kasse in der Gastronomie - Das bringt die Zukunft
Auch wenn wir das Virus irgendwann endlich im Griff haben sollten, spricht überhaupt nichts dafür, dass die Digitalisierung wieder abebbt. Im Gegenteil: Ich bin mir sicher, dass der POS und weitere Bereiche digitaler werden denn je. Da wird es dann gar nicht mehr ausreichen, dem Betreiber einer Gastronomie nur ein paar Kennzahlen in bunten Bildern und Grafiken zur Verfügung zu stellen. Stattdessen wird das Thema Künstliche Intelligenz (KI) Einzug in diese Bereiche halten und sie nichts weniger als revolutionieren. Denn mit ihrer Hilfe lassen sich aus all den Daten und Analysen konkrete Handlungsanweisungen erstellen, um den Betreiber virtuell an die Hand zu nehmen. Sind die ausgewerteten Daten nicht im Rahmen seiner betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, benötigt er eben Unterstützung in Form von Lösungsvorschlägen.
Was früher also der klassische Unternehmensberater gemacht hat, passiert künftig digital und automatisiert. Schon jetzt beschäftigen sich diverse Institute damit, wie man KI in Zukunft noch besser nutzen kann, auch in der Gastronomie. Spannende Projekte in diesem Zusammenhang sind zum Beispiel Plattformen wie Prognolite, die dann bei der Prozessoptimierung helfen. Dabei wird anhand verfügbarer Verkaufs-, Umsatz-, Wetter- und Zeitdaten errechnet, wie hoch in etwa der Verkauf an einem bestimmten Tag in der Zukunft sein wird, wie viel Ware der Gastronom dafür einkaufen muss oder wie viel Personal benötigt wird. Die Zukunft zuverlässig im Voraus planen – was bitte sind das für fantastische Aussichten!
Diese komplexe Digitalisierung funktioniert natürlich nur, wenn der entscheidende Bereich, also das Kassensystem, zukunftsorientiert ausgerichtet ist.
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