Mehr Zeit für Hoteliers: Automatisierung für Event-Ablaufpläne und Function Sheets

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Eventmachine, eine Plattform für online Event-Planung und automatisierte Angebote, will Hoteliers mehr Zeit verschaffen. Dafür verschlankt das Unternehmen die aufwendige Vorbereitung von Veranstaltungen indem es die Erstellung von Ablaufplänen und Function Sheets komplett automatisiert. „Was früher stundenlange Detailarbeit für den Hotelier bedeutete, erledigen Gastgeber jetzt mit wenigen Klicks“, freut sich Florian Zelfel, Geschäftsführer von eventmachine.

Mussten bei der Vorbereitung einer Veranstaltung bislang Unterlagen sorgfältig erstellt und Informationen an alle Beteiligten verteilt werden, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten, automatisiert eventmachine diesen Prozess und fertigt Function Sheets direkt aus dem Event-Angebot heraus an. Die Funktion steht als Teil der eventmachine-Plattform Kunden ab sofort kostenfrei zur Verfügung.

Zeitpläne für Veranstaltungen werden, basierend auf den Event-Konfigurationen und Angeboten automatisiert erstellt. Last-Minute-Änderungen an einer Veranstaltung werden sofort in alle Unterlagen übernommen. Zur Abstimmung können Ablaufpläne und Function Sheets sofort per Mausklick mit anderen Teammitglieder oder Kunden geteilt werden.

eventmachine hat für Hoteliers eine kostenfreie Demo-Version eingerichtet. Hier stellen sich Gastgeber in wenigen einfachen Schritten ein Event zusammen und erhalten sofort ein Muster PDF-Angebot per E-Mail.
 

Für gängige Einsatzzwecke steht eine Reihe eingebauter Function Sheet-Vorlagen zur Verfügung, die sofort genutzt werden können. Zudem können Function Sheets komplett individualisiert und einfach an das Corporate Design eines Hotels oder einer Location angepasst werden. Die Dokumente werden dynamisch erstellt, mit klarer Struktur und in übersichtlichem Design – einfach verständlich auch für neue Teammitglieder, ohne diese zusätzlich aufwendig einarbeiten zu müssen.

Die eingebaute „Teilen-Funktion“ ermöglicht die Abstimmung von Zeiten und Details mit den Kunden und fördert die  Zusammenarbeit im Team. Zeitraubende und kostspielige Missverständnisse können so im Vorfeld der Veranstaltung einfach ausgeräumt werden.

„Sehr gut, dass man die Function Sheets vor der Veranstaltung mit dem Gast teilen kann! Dann kann er nochmal drüber schauen, ob alles so passt“, sagt Anna Sobisch, Veranstaltungsleiterin im Hotel Concorde. Florian Zelfel, Geschäftsführer von eventmachine ergänzt: „Wir freuen uns, neben automatisierter Angebotserstellung und MICE-Revenue-Management, unseren Kunden nun ein weiteres wichtiges Tool an die Hand zu geben. So wird durch eventmachine nicht nur der Veranstaltungsverkauf effizienter, sondern es wird zudem auch die Effizienz bei der Vorbereitung und Durchführung von Events erhöht.”

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