Personalplanung & Zeiterfassung

Personalplanung und Zeiterfassung in Gastronomie und Hotel

Der Markt der Personalplanungssysteme ist in den letzten Jahren geradezu explodiert. Dutzende Anbieter tummeln sich in diesem Segment und sagen Zettel, Stift, Radiergummi und Excel-Vorlagen den Kampf an.

Zudem plant Arbeitsminister Heil ein Gesetz, das die elektronische Aufzeichnung der Arbeitszeit auf täglicher Basis in Deutschalnd vorschreibt. Auch hier können die meisten Personalplanungstool helfen, die eventuellen gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Aber welche Tools sind die besten? Was empfehlen Hoteliers und Gastronomen?

Hier die Anbieter und die Bewertungen zum Thema Personalplanung und Zeiterfassung in Gastronomie und Hotel:

Personalplanung und Zeiterfassung in Gastronomie und Hotel

Worum es geht: Gastronomen und Hoteliers verbringen auch heute noch Stunden damit, Dienstpläne zu schreiben, zu korrigieren, Ersatz für ausgefallene Mitarbeiter zu finden, Tauschanfragen zu bearbeiten und Arbeitszeiten zu dokumentieren. Kaum eine Aufgabe ist herausfordernder und kostet mehr Zeit. Zeit, die nicht für die wirklich wichtigen Dinge, wie zum Beispiel die Gastfreundschaft, zur Verfügung steht.

Und dann muss alles auch noch den gesetzlichen Anforderungen und Dokumentationspflichten genügen. Hilfreich sind hier Software-Lösungen, die eine einfache und intuitive Personalplanung garantieren.

+++ Aktuell: Bundesregierung plant elektronische Zeiterfassung für Beschäftigte. +++

Arbeitsminister Heil hat nach Gerichtsurteilen eine Reform des Arbeitszeitgesetzes angekündigt. Jetzt liegt ein Entwurf vor. Das hat Auswirkungen für Millionen Beschäftigte. Laut dem Gesetzentwurf soll der Arbeitgeber verpflichtet werden Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.

Eine Rückkehr zur Stechuhr soll es nicht geben - die tägliche Arbeitszeit von Beschäftigten in Deutschland soll aber künftig elektronisch aufgezeichnet werden. Dabei soll es Ausnahmen geben. Das sind Kernpunkte eines Gesetzentwurfs aus dem Bundesarbeitsministerium für eine Reform des Arbeitszeitgesetzes. Dieser lag der Deutschen Presse-Agentur am Dienstag vor. Zuvor hatte die «Süddeutsche Zeitung» darüber berichtet.

Das Arbeitsministerium reagiert mit den Gesetzesplänen auf Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG), die eine Erfassung der Arbeitszeiten verlangt hatten.

Laut dem Gesetzentwurf soll der Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung soll aber auch durch die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst oder durch einen Dritten erfolgen können, zum Beispiel einen Vorgesetzten. Der Arbeitgeber soll die Beschäftigten zudem auf Verlangen über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren.

Ein sinnvoller Personaleinsatz, der die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter berücksichtigt, ist mit herkömmlichen Mitteln schwer zu erstellen. Vor allem die unterschiedlichen und wechselnden Verfügbarkeiten der Mitarbeiter erschweren eine langfristige Vorausplanung. Der erste Schritt auf dem Weg zum funktionierenden Dienstplan ist daher das Wissen darüber, wann die eigenen Mitarbeiter zukünftig am wirkungsvollsten eingeteilt werden können.

Mit einer aktuellen Software erkennen Unternehmer heutzutage auf einen Blick, welcher Mitarbeiter gerade zur Verfügung steht und für einen Einsatz vorgesehen werden kann. Denn die Angestellten teilen den neuen Programmen oft selbst mit, wann sie anwesend sind und welche Schichten sie künftig regelmäßig übernehmen können. So lassen sich bei der Erstellung der Zeitpläne genau die Personen einteilen, die auch wirklich zur Verfügung stehen, die arbeiten können und wollen.

Personalplanung und Zeiterfassung - Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

In vielen Unternehmen werden die geplanten Schichten den Mitarbeitern oft sehr kurzfristig präsentiert. Und nur wenige Gastronomen veröffentlichen ihre Dienstpläne bislang überhaupt online. Nur der kleinere Teil der Wirte und Hoteliers nutzt die modernen Programme zur Personalplanung. Viele wollen in diesem Bereich aber investieren, um die tägliche Arbeit zu erleichtern. Direkte Kommunikation ist dabei der Schlüssel zur Führung eines Unternehmens im Schichtsystem. Im besten Fall erhalten Führungskräfte und Angestellte stets einen aktuellen Überblick darüber, wer wann arbeitet und ob es Änderungen oder andere Neuigkeiten gibt. Mit den neuen Systemen zur Einsatzplanung erreichen Gastgeber alle Mitarbeiter einfach per E-Mail oder Textnachricht, schreiben einen einzelnen Angestellten oder eine bestimmte Mitarbeitergruppe ohne Umwege an. Kommunikation darf natürlich keine Einbahnstraße sein. Und so versetzt Software auch die Mitarbeiter in die Lage, Vorgesetzte online zu erreichen.

Personalplanung und Zeiterfassung - Verlässliche Dienstpläne, motivierte Mitarbeiter

Da sich die Anforderungen an Unternehmen mit Schichtsystemen wie in der Gastronomie ständig weiter entwickeln, sollte auch die Planung des Personaleinsatzes entsprechend flexibel gestaltet werden. Für die Mitarbeiter ist aber auch die regelmäßige Einteilung in die gleichen Schichtmuster entscheidend. Wenn die Team-Mitglieder wissen, was sie erwartet, können sie sich darauf bestmöglich einstellen. Verlässlichkeit in der Dienstplanung verringert den Stress und erhöht die Einsatzbereitschaft und Motivation der Mitarbeiter. Ein konsequentes und zuverlässiges System zur Planung der Dienste reduziert ferner die durchschnittlichen Fehlzeiten und ermöglicht Teams eine noch bessere Zusammenarbeit. Und schließlich fühlen sich die Mitarbeiter durch eine berechenbare Einteilung auch sicherer, was ihre geleistete Stundenzahl und ihr Gehalt angeht.

Urlaubsplanung leicht gemacht

Auch bei der Urlaubsberechnung leisten heutige Personalplanungssysteme praktische Dienste: Zeitraubende Aufgaben, wie die Berechnung des individuellen Urlaubsanspruchs oder die Beachtung tariflicher und gesetzlicher Bestimmungen, erledigen die gängigen Programme automatisch und halten den Gastwirt immer auf dem Laufenden. Auch die Mitarbeiter bleiben so auf dem neuesten Stand beim Urlaubsanspruch, bei den genommenen und beantragten Tagen. Dadurch gelingt die Planung künftiger Urlaube genauso leicht wie der Abbau von Über- oder Minusstunden.

Vernetzt auch unterwegs

Viele moderne Online-Personalplaner bieten zudem die Möglichkeit, bestimmte Funktionen per App auch von unterwegs über das Smartphone zu nutzen. Der Gastwirt informiert sich mit seinem mobilen Endgerät über die aktuellen Arbeitszeiten der eigenen Belegschaft, bearbeitet die Dienstpläne oder vergibt offene Schichten. Auch die Mitarbeiter profitieren: Die gängigen Systeme ermöglichen es den Angestellten, eigenverantwortlich einen großen Teil der Planung zu übernehmen. Die Kollegen tauschen ihre Stunden selbstständig und kommunizieren miteinander für eine optimale Schichtverteilung. Der Chef behält natürlich stets den Überblick und gibt die Änderungen frei – die Feinabstimmung hat das Team bereits erledigt. So erhalten Wirte die volle Kontrolle bei verringertem Arbeitsaufwand.

Arbeitszeiterfassung

Fairness durch punktgenaue Abrechnung: Viele kleine und mittelständische Restaurants zeichnen die Stunden ihrer Mitarbeiter noch auf die alte Art und Weise auf: Am Ende eines festgelegten Zeitraums werden einfach alle eingeplanten Stunden zusammengefasst und die errechnete Stundenanzahl für die Lohnabrechnung genutzt. Ein solches System hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Sollten sich im Abrechnungszeitraum Mitarbeiter verspätet haben, oder früher oder später gegangen sein, werden diese Fehlzeiten nicht erfasst und nicht korrekt bezahlt. Heutige Systeme zur Zeiterfassung ersetzen dies durch eine zeitgemäße und in der Regel webbasierte Plattform, die die internen Abläufe rund um die Zeiterfassung exakt steuert und verwaltet. So wird die Planung gestrafft und nur noch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit vergütet. So entsteht eine faire Abrechnung, die alle Angestellten im Betrieb zufriedenstellt. Zudem bieten einige Systeme heute auch schon Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungssystemen und somit eine automatisierte Abrechnung an.

Beachtung des Mindestlohns

Seit dem 1. Januar 2015 gilt in Deutschland der Mindestlohn. Durch die damit verbundenen Regelungen zur gesetzlichen Aufzeichnungspflicht wurde das Thema Arbeitszeiterfassung sogar noch entscheidender. Da heutige Systeme alle wichtigen Faktoren automatisch erfassen, erhalten Gastwirte die passenden Werkzeuge an die Hand, um bürokratische Hürden zu überwinden und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Personalplanung und Zeiterfassung - Für welche Betriebe eignen sich die digitale Personalplanungssysteme

Digitale Personalplanungssysteme lohnen sich ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl. Für Kleinstbetriebe dürfte der Einsatz kaum in Frage kommen – es sei denn es geht um die Dokumentation von Arbeitszeiten.

Ab fünf oder zehn Mitarbeiter aufwärts können sich die neuen Systeme aber als verlässliche und nützlicher Helfer erweisen.

Gute Gründe für moderne Personalplanung:

Im Voraus: Planen Sie Ihr Personal im Voraus und vermeiden Sie dadurch Engpässe und häufige Änderungswünsche. Das spart Zeit und schont Ihre Nerven.

Gemeinsam: Ihre Mitarbeiter bearbeiten ihre Verfügbarkeit selbst. Damit erkennen Sie auf einen Blick, wer wirklich zur Verfügung steht.

Automatisch: Zeitraubende Aufgaben, wie die Berechnung des Urlaubsanspruchs, erledigen moderne Systeme von allein. So sind alle auf dem neuesten Stand.

Unterwegs: Viele Personalplaner bieten Apps für unterwegs. Wo auch immer Sie sind, informieren Sie sich über die aktuellen Arbeitszeiten, bearbeiten Dienstpläne oder vergeben offene Schichten. n Kommunikation: Mit modernen Systemen erreichen Sie Ihre Mitarbeiter in Sekundenschnelle. So tauschen Sie spontan Schichten oder finden kurzfristig Ersatz.

Abrechnung: Eine punktgenaue Zeiterfassung ermöglicht eine faire Abrechnung. Dadurch straffen Sie die Planung und vergüten nur die tatsächliche Arbeitszeit.

Mindestlohn: Heutige Personalplaner erfassen automatisch alle wichtigen Faktoren. So überwinden Sie bürokratische Hürden und werden den gesetzlichen Anforderungen gerecht.