Kassensysteme

Vergleich und Bewertung Kassensysteme für Gastronomie und Restaurants

Die Kasse in der Gastronomie steht heute für eine große Vielfalt verschiedener Systeme: Von der Kellnerbörse, über die offene Ladenkasse, also die einfache Geldschublade, über stationäre PC-Systeme mit oder ohne Handgeräte, bis hin zu modernen Tablet-PC-basierten Kassen. Die Bandbreite ist enorm und macht die Entscheidung für das richtige System nicht einfach.

Aktuelle Bewertungen Kassensysteme für Gastronomie und Restaurants

Außerdem müssen Kassen gesetzliche Anforderungen erfüllen, in den letzen Jahren verschärft worden. So benötigen Kassensysteme inzwischen einen sogenannte TSE, eine technische Sicherheitseinrichtung, die garantiert, dass die im Kassensystem aufgezeichneten Daten vollständig und richtig übergeben werden.

Moderne Kassensysteme sind ferner weit mehr als technische Geräte, mit denen Gäste abgerechnet und in denen die Umsätze zwischengelagert werden. Richtig eingesetzt, wird die Kasse von heute zu einem Instrument, das die betriebswirtschaftliche Steuerung von Restaurants und die Abläufe in den Gaststuben erheblich vereinfachen kann.

Welche Anforderungen stellt der Staat an die Kasse?

In Deutschland gilt bislang keine allgemeine Kassenpflicht. Theoretisch können Gastronomen also eine sogenannte „offene Ladenkasse“ verwenden. Nutzen Gastronomen allerdings eine elektronische Kasse, muss diese den gesetzlichen Anforderungen genügen. Seit dem 1. Januar 2020 müssen Unternehmer, die mit Kassen arbeiten, zertifizierte, technische Sicherheitsstandards erfüllen, die eine Manipulation unmöglich machen.

Was gehört zu einer Kasse für Hotel und Gastronomie?

Moderne Kassensysteme bestehen aus mehreren Komponenten:

• Software, sprich dem Kassenprogramm, gibt es die
• Hardware, also die Recheneinheit,
• ein Display,
• Eingabegeräte,
• Bon-Drucker und
• Kassenlade.

Hinzu kommen können noch Geräte wie

• Scanner,
• Kartenlesegerät,
• Kundendisplay und
• tragbare Geräte zum Funkbonieren (Handhelds).

Welches ist das richtige Kassensystem?

Heute dominieren vielfach die stationären Kassensysteme, oft PC-basiert, den Markt und sind auch in der Funktionstiefe mit führend. Diese Kassen, mit Lebenszyklen von mindestens sieben Jahren, haben in der Anschaffung und beim nachgelagerten Kundendienst ihren Preis.

Auch die Hersteller von stationären Kassensystemen zeigen sich offen für Neuerungen. Viele Anbieter kombinieren die herkömmliche Kasse mit Handgeräten, die den Mitarbeitern die Aufnahme der Bestellungen und das Abkassieren der Gäste erleichtern soll. Richtig Bewegung ist in den letzten Jahren in den Markt gekommen.

Immer mehr Gastronomen nutzen sogenannte Cloud-basierte Kassensysteme, bei denen Tablet-PCs als stationäre Kassen und Mobilfunkgeräte oder iPods zum Funkbonieren eingesetzt werden. Diese Systeme sind in der Anschaffung wesentlich günstiger als die großen, stationären Systeme, oft in kürzester Zeit einsatzbereit und ohne lange Schulungen startklar.

Die neuen Systeme, die zum Teil vollwertige Kassen mit allen Funktionen wie Bonieren, Bezahlen, Storno, Tisch-Splitting, Zwischenbon, Tagesabschluss, etc. ersetzen können, finden sich inzwischen tausendfach in der Gastronomie wieder.

Der Vorteil der modernen App- und Cloud-basierten Systeme liegt nicht nur bei den geringen Anschaffungskosten. Die Software lässt sich ferner mit einfachen Updates, die über das Internet installiert werden, immer wieder auf den neuesten Stand bringen.

Darüber hinaus sind bei solchen, wie auch bei vielen herkömmlichen Kassensystemen weitere Funktionen, wie Möglichkeiten zur gesetzeskonformen Erfassung der Arbeitszeiten bereits enthalten. Ferner werden oftmals schon technische Verbindungen zu anderen Anbietern (Tischreservierung, Online-Bezahlung, Personalplanung usw.) mit zur Verfügung gestellt.

Schließlich bieten einige der Cloud-basierten Systeme die Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Auswertungen jederzeit und von jedem Ort aus vorzunehmen. Ein wesentliches Erfordernis: Es gibt Tablet-Systeme, bei denen ein jederzeit funktionsfähiges Internet im Betrieb zwingend erforderlich ist, damit sich die Geräte untereinander reibungslos synchronisieren können. Andere Anbieter setzen auf die stabile Synchronisation der Geräte über das WLAN des Betriebes und benötigen keine ständige Internetverbindung.

Größtmögliche Unabhängigkeit bewahren bei der Tischreservierung bewahren

Die Online-Buchung gehört in vielen Gaststätten inzwischen zum Standardangebot. Die Wirte sind dennoch aufgefordert, bei der Vermarktung auch auf eine größtmögliche Unabhängigkeit zu setzen. Schließlich sind die Reservierungsdienste lediglich ein Teil einer gesunden Mixtur zur Bewerbung der eigenen Angebote. Wirte, die über die eigene Webseite die Gäste direkt erreichen, können unter Umständen ausschließlich auf die Reservierungsfunktion auf der Homepage setzen. Dabei darf aber nicht außer Acht gelassen werden, dass auch die Positionierung und Bewerbung der eigenen Webseite Zeit und Geld kostet.

Funkbonieren auch für kleinere Betriebe

Das Funkbonieren gehört zu den wichtigsten Funktionen eines modernen Kassensystems. Hier zeigt sich ganz klar die Stärke der neuen Systeme, die die Laufwege der Mitarbeiter erheblich verkürzen. So bleibt mehr Zeit für persönliche Gastfreundschaft, die Möglichkeit zur individuellen Betreuung der Gäste und die Chance zum aktiven Zusatzverkauf.

War das mobile Bestellen vormals nur für Betriebe mit großen Budgets und einer hohen Investitionsbereitschaft möglich, machen iPad-Kassensysteme Funkbonieren für alle Gastronomen erschwinglich.

Die modernen Geräte ermöglichen zudem auch die mobile Kartenzahlung direkt am Tisch. Rechnungen oder Zahlungsbelege werden drahtlos per Funk am nächstgelegenen Bon- oder Rechnungsdrucker oder sogar über den Gürteldrucker des Kellners erstellt. Auch die herkömmlichen Kassensysteme bieten diese Funktionen zum Teil an.

Welches Kassensystem für welchen Betrieb?

Welches Kassensystem für den jeweiligen Betrieb genutzt werden kann, entscheiden immer die spezifischen Gegebenheiten vor Ort. Der Gastronom hat die Wahl zwischen einer hohen Anfangsinvestition oder entscheidet sich bei den Tablet-Kassensystemen für ein monatliches Abo-Modell, das es natürlich auch nicht umsonst gibt.

Unabhängig von der Größe des Betriebes ist es aber für jeden Wirt unerlässlich, ein gesetzeskonformes Kassensystem zu nutzen.

Was beim Kauf eines Kassensystems wichtig ist.

• Welches Kassensystem benötigt der Betrieb?
• Reicht eine Kasse an einem festen Ort?
• Wird eine permanente Internetverbindung benötigt. Ist die Kasse auch ohne Internetzugang voll funktionsfähig?
• Werden grafische Tischpläne benötigt?
• Können mit einem mobilen System Arbeitsabläufe vereinfacht werden (Funkbonieren)?
• Können mit Bondruckern Arbeitsabläufe vereinfacht werden?
• Ist mit der Kasse die Kartenzahlung, vielleicht sogar direkt am Tisch, möglich?
• Soll die Kasse weitere Funktionen gleich miterfüllen (Gutscheine, Arbeitszeitdokumentation, Personalplanung, betriebswirtschaftliche Dokumentation)?
• Erfüllt die Kasse alle aktuellen gesetzlichen Bestimmungen?
• Lassen sich zukünftige Anforderungen des Gesetzgebers mit einem Update erfüllen?
• Deckt mein vorhandenes WLAN alle Bereiche meines Restaurants und der Terrasse zuverlässig ab?

Welche Anforderungen stellt der Staat an ein Kassensystem in der Gastronomie?

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Das auch als Kassengesetz bekannte zugrundeliegende Paragraph 146a AO beinhaltet deutlich schärfere Anforderungen an Kassensysteme. Worauf es jetzt ankommt und was Gastronomen bei einer alten oder beim Kauf einer neuen Kasse beachten müssen:

1. Was bedeutet § 146a AO für heutige und künftige Kassensysteme?

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen – so die vollständige Bezeichnung – ist Folgendes geregelt: Daten, die mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems, in diesem Fall also einer elektronischen Registrierkasse, erfasst werden, sind ab dem 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Diese Daten sind der Finanzverwaltung anlässlich einer Außenprüfung oder einer Nachschau über eine einheitliche digitale Schnittstelle (§ 4 KassenSichV) zur Verfügung zu stellen.

2. Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Eine TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung. Sie garantiert, dass die im Kassensystem aufgezeichneten Daten vollständig und richtig übergeben werden. Die TSE kann sowohl physisch (als Gerät) als auch cloudbasiert zur Verfügung gestellt werden. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und abgenommen worden sein. Entweder gibt es also eine TSE vom Kassenanbieter selbst, oder aber über einen externen Hersteller bzw. Anbieter. Bisher sind nur sehr wenige TSE-Lösungen am Markt verfügbar.

3. Gibt es Übergangsfristen für ältere Kassen?

Ja, aber nur für bestimmte Kassentypen und nur in geringem Umfang. In dem Anwendungserlass des BMF vom 17.06.2019 heißt es dazu:

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Verfahrensdokumentation beizufügen. Von der Ausnahmeregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.

Das bedeutet konkret: Wer eine Kasse vor 2010 angeschafft hat, hätte sich bereits ein neueres Modell zulegen müssen. Wessen Kassensystem nach 2010 angeschafft wurde, muss seit dem 1.1.2020 eine TSE anbieten kann.

Wer eine PC-basierte Kasse verwendet, kann definitiv nicht von der Ausnahmeregelung profitieren. Die Verantwortung für die Erfüllung der Anforderungen an das Kassensystem liegt letztlich beim Nutzer. 

Mit Schreiben vom 22. Juli 2019 teilte das Bundesfinanzministerium dem DEHOGA mit, dass am Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens des neuen Gesetzes zum 1. Januar 2020 festgehalten werde. Allerdings soll es eine „Nichtbeanstandungsregelung“ geben, nach der es nicht zu beanstanden ist, wenn Unternehmer zunächst keine manipulationssichern Kassen einsetzen. Die Regelung soll nach derzeitigem Kenntnisstand bis Ende September 2020 gelten. Immerhin soll es während der Geltungsdauer dieser Nichtbeanstandungsregelung keiner individuellen Anträge der Steuerpflichtigen nach § 148 Abgabenverordnung bedürfen.

4. Worauf sollten Gastronomen beim Kauf  einer Kasse achten?

Egal wie und egal welche TSE man nutzt: Anbieter sollten in der Lage sein, eine Garantie zu geben, dass es hinsichtlich der Kasse auch künftig zu keinerlei Problemen mit dem Finanzamt kommt.

Gastronomen achten außerdem darauf, dass die Administration und Erstellung der entsprechenden Reports für die Finanzbehörden nicht bei ihnen liegt. Das sollte der Kassenanbieter als Serviceleistung anbieten.

5. Welche Kosten entstehen?

Klar ist: Ganz gleich, ob der Anbieter eine eigene TSE entwickelt oder auf einen externen Anbieter zurückgreift – es entstehen erhebliche Kosten für die Zertifizierung. Von daher ist davon auszugehen, dass diese Kosten im Zweifelsfall auf den Endkunden – also also den Gastronomen – umgeschlagen bzw. weitergeben werden.

6. Muss das Kassensystem angemeldet werden?

Ja! Innerhalb eines Monats nach Anschaffung muss die Kasse laut Gesetzestext beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Dies betrifft insbesondere den Typ, das Modell, Seriennummer, Zertifizierungs-ID der TSE und auch den Einsatzort.

Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, mussten bis spätestens 31.01.2020 dem Finanzamt gemeldet werden. Gleiches gilt übrigens auch für die Außerbetriebnahme von Kassensystemen.

7. Was passiert, wenn das Kassensystem und/oder die TSE ausfallen?

Alle Ausfallzeiten und der Grund müssen vom Steuerpflichtigen, also vom  Kassensystem-Nutzer, dokumentiert werden. Fällt zum Beispiel nur die TSE und nicht die Kasse aus, muss das auf dem Beleg (Rechnung) sichtbar sein. Hier ist also der Hersteller des Kassensystems in der Pflicht. Die gültige Belegausgabepflicht entfällt dabei jedoch nicht!

Die Kasse kann also dann vorübergehend weiter genutzt werden. Gastronomen müssen aber dafür Sorge tragen, dass die TSE wiederhergestellt wird bzw. dass alles dafür getan wurde, den Ausfall zu melden bzw. zu beheben.

8. Was bedeutet die Belegausgabepflicht in der Kassensicherungsverordnung?

Jedem Kunden muss zwingend ein Kassenbeleg ausgehändigt werden! Info- oder Zwischenrechnungen sowie das Zeigen des Gesamtbelegs auf dem Kassenbildschirm oder auf der mobilen Kasse reichen dann nicht mehr aus!

Ferner ist geplant, den Beleg immer automatisch mit einem auslesbaren QR-Code zu versehen.

Hierbei gilt: Ein QR-Code vereinfacht die Belegprüfung und verringert die Wahrscheinlichkeit von Erfassungsfehlern bei einer Prüfung – eine häufige Fehlerquelle, die zu ungerechtfertigten Verdächtigungen führt.

9. Kann ich einen Beleg auch digital übermitteln?

Ja, das ist grundsätzlich möglich. Ein Beleg bzw. eine Rechnung kann dem Gast elektronisch übermittelt werden, wenn er damit einverstanden ist. Es besteht keine Pflicht zur Empfangsbestätigung.

Dennoch müssen Gastronomen Druck-Option für Kunden vorhalten, die eine gedruckte Rechnung wünschen. Ein Bondrucker ist also auch dann noch erforderlich.